Демехина С.А.
ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА *
Аннотация:
в данной статье рассматриваются возможности электронного архива. Рассмотрены основные этапы внедрения электронного архивного документооборота. Выделены преимущества и недостатки электронного архива
Ключевые слова:
архив, электронный архив, архивный документооборот
Сегодня для большинства социальных служб существует проблема архивации большого объема документации. Целесообразным решением данной проблемы является переход к электронному архивированию. Переход к системе электронной архивации требует немалых вложений и высоких знаний данного вопроса. Информационные технологии сегодняшнего времени проникли во все сферы деятельности людей не только внесли большой рост эффективности, но и открыли проблемы, которые уже давно требуют решения. Эти проблемы в первую очередь связаны с устаревшими технологиями организации процессов в организациях. Одна из таких проблем – это неимоверный рост бумажной документации [1]. Классическая задача электронного архива – это хранение электронных копий бумажного документа. Например, социальная служба автоматизировала работу по согласованию приказов и распоряжений. Документы создаются и согласуются в электронном виде, но на последнем этапе появляется утверждающий, который подписывает документ в бумажном виде. Так электронный документ становится неким черновиком, который использовался для принятия решения. В новую версию документа заносится скан-образ подписанного документа, а бумажный оригинал, который и становится основным документом, бережно помещают в дело и хранят на полке в архиве. Таким образом, можно отметить два ключевых свойства первых электронных архивов – это хранение документов одной системы (в каждой системе собственный архив документов по направлениям деятельности), и хранение исключительно электронных копий документов для доступа к информации [3]. Социальные службы, вставшие на путь цифровой трансформации, задумываются о едином электронном архиве, в котором аккумулировались бы документы из всех информационных систем компании. Более того, теперь речь идет не о хранении копий документов, а о хранении полностью электронных документов, которые были созданы в электронном виде, подписаны электронной подписью и бумажного оригинала не существует в принципе. Внедрение электронного архива состоит из следующих шагов: • определение структуры будущего архива; • подготовка документов: сортировка, удаление скрепок и т.д.; • настройка программного обеспечения и оборудования; • сканирование документов и ввод данных в систему; • размещение программы удалённо или внутри компании [4]. Внедрение электронного архива подразумевает не только техническую интеграцию. Следует уделить внимание подготовке коллектива к предстоящему нововведению. Набор решений для обеспечения архивного хранения, представленных на российском рынке, достаточно широкий. Однако преимущество остается за комплексными решениями, которые: имеют готовые интеграционные сценарии взаимодействия с системамиисточниками; обеспечивают хранение электронных документов с поддержкой юридической значимости;
Номер журнала Вестник науки №5 (14) том 2
Ссылка для цитирования:
Демехина С.А. ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА // Вестник науки №5 (14) том 2. С. 179 - 181. 2019 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/1247 (дата обращения: 19.04.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2019. 16+