Мущенко А.С., Суберляк Н.В.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВАВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ НА ДАЛЬНЕМ ВОСТОКЕ *
Аннотация:
Данная статья посвящена анализу делопроизводства образовательной организации высшего образования. В статье охарактеризована основная документация, которая образуется в документообороте образовательной организации. Выявлены структурные подразделения на сайт-представительствах образовательных организаций, задействованные в работе с документами
Ключевые слова:
документоведение, образовательные учреждения, перечень документации, номенклатура дел, сайт-представительства
Деятельность образовательной организации непосредственно связана с документированием её работы. Процесс работы с документами называется документационным обеспечением управления (ДОУ) или делопроизводством. Деятельность образовательной организации требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решение управленческих задач, вопросов финансирования, учета контингента студентов и образовательных программ, формирование отчетности выше в стоящие организации, кадрового обеспечения деятельности. Рационально организованное делопроизводство влияет на эффективность управления организацией, экономичность, оперативность и культуру труда работников образовательной организации. Организация работы с документами связана с документооборотом, хранением и использованием документов. В образовательной организации должны быть установлены единые правила оформления документов и работы с ними. Основным документом, определяющим перечень всех формирующихся в процессе деятельности образовательной организации документом, является номенклатура дел. В образовательной организации, как правило, образуются следующие группы документов: 1. Организационно-правовая документация - это совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру и штатную численность. К данной группе относятся: устав образовательного учреждения; договор с учредителем; положение о структурных подразделениях; должностные инструкции работников; штатное расписание; коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты, определяющие порядок организации трудовых отношений и порядок организации образовательной деятельности. 2. Распорядительная документация - это документы, в которых фиксируются решения административных, организационных и кадровых вопросов деятельности образовательной организации. К данной группе относятся: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу сотрудников и профессорско-преподавательского института; приказы по составу студентов и т.д. 3. Финансовая и договорная документация (технический паспорт учреждения, инвентаризационные ведомости, сметы, договоры на организацию практики; договоры на возмещение стоимости обучения и т.д.); 4. Информационно-справочная документация. В них содержится информация о фактическом состоянии дел в образовательной организации, которая является основанием для принятия распорядительных документов. К данной группе относятся: протоколы заседаний коллегиальных органов (Ученого Совета вуза, Совета по качеству, Совета факультета, заседаний кафедр); планы работы (вуза, структурных подразделений вуза, коллегиальных органов вуза и др.); отчеты (по различным направлениям деятельности вуза, о работе коллегиальных органов, для вышестоящих организаций); справки; акты; служебные записки; письма; журналы (книги) учета и иное. 5. Документы по учебно-методической работе представляют собой совокупность материалов, определяющих порядок организации учебного процесса (учебные планы, рабочие программы дисциплин, программы практик, методические рекомендации по выполнению курсовых работ (проектов), программа Государственной итоговой аттестации, фонды оценочных средств для текущей и промежуточной аттестации и др.). Для более детального изучения состава документов образовательной организации были проанализированы выписки из номенклатуры дел факультета искусств и социокультурной деятельности, отдела организации образовательной деятельности и кафедр Хабаровского государственного института искусств и культуры (ХГИК). Анализ номенклатуры дел деканата факультета искусств и социокультурной деятельности ХГИК показал, что информационносправочные документы, составляют большую часть дел (57% от общего количества наименований). К данной группе относятся следующие документы: годовой отчет об итогах прохождения практики обучающимися; оперативные отчеты об итогах экзаменационной сессии; протоколы заседаний Государственной экзаменационной комиссии; протоколы заседаний аттестационной комиссии факультета; списки обучающихся очной и заочной форм обучения; переписка с юридическими и физическими лицами по вопросам основной деятельности; книга регистрации личных дел обучающихся; рабочие учебные планы по специальностям и направлениям подготовки, реализуемым в вузе; журнал регистрации выдачи справок обучающимся; экзаменационные и зачетные ведомости по результатам сессий; журнал регистрации справоквызовов обучающимся и многие другие. На распорядительные документы приходится 34% от общего количества наименований дел номенклатуры. К данной группе документов относятся: приказы института и распоряжения проректоров по основной деятельности; приказы института по проведению курсов повышения квалификации; приказы института и распоряжения ректора по административно-хозяйственной деятельности; решения заседаний Ученого совета; приказы института по личному составу обучающихся очной и заочной форм обучения; распоряжения декана факультета по личному составу обучающихся и др. Документы по учебно-методической работе (они составляют 5% от общего количества наименований дел). К данной группе документов относятся: тематика выпускных квалификационных работ обучающихся и локальные нормативные акты института. Самая маленькая доля документов в анализируемой номенклатуре приходится на организационно-правовые документы, они составляют 4% от общего количества наименований дел. К данной группе документов относятся: положение о факультете искусств и социокультурной деятельности; положение о Совете факультета; должностные инструкции работников деканата и иное; локальные нормативные акты института. Всего в номенклатуру дел факультета искусств и социокультурной деятельности ХГИК включено 77 наименования дел. В номенклатуру отдела организации образовательной деятельности ХГИК включено 25 наименований дел. Данный отдел занимается в вузе организацией и документационным сопровождением учебного процесса и педагогической деятельности профессорско-преподавательского состава вуза. Анализ номенклатуры данного отдела представляет интерес для анализа видового разнообразия специальных документов, сопровождающих организацию учебного процесса. Большая часть дел, включенных в номенклатуру, приходится на информационно-справочные документы (они составляют 75% от общего количества наименований дел). К данной группе относятся: графики учебного процесса; расчеты часов и учебные поручения; рабочие учебные планы по специальностям и направлениям, реализуемым в вузе; расписание экзаменов и зачетов; расписание учебных занятий; сводки выполнения учебных поручений; переписка с юридическими и физическими лицами по организации учебного процесса; контрольные цифры приема и др. Указанные документы формируются в целях качественной организации учебного процесса. Распорядительные документы занимают в номенклатуре отдела 15% от общего количества наименований дел. К данной группе относятся: приказы института и распоряжения проректоров по основной деятельности; приказы института по личному составу преподавателей и работников. Самую маленькую долю (10% от общего количества наименований) в номенклатуре отдела организации образовательной деятельности составляют организационно-правовые документы: положение об отделе; должностные инструкции работников отдела. В состав номенклатуры дел кафедр ХГИК включено 34 наименования дел. Анализ номенклатуры кафедр показал, что информационно-справочные документы, также составляют большую часть дел (64% от общего количества наименований дел). К данной группе относятся следующие документы: протоколы заседаний кафедры; протоколы заседаний методической комиссии кафедры; годовой план научно-исследовательской работы кафедры; годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры; заявления обучающихся на выбор тем ВКР; учебные поручения преподавателей кафедры; рабочие учебные планы; индивидуальные планы работы и отчеты преподавателей и др. Достаточно обширен видовой состав документов по учебнометодической работе (они составляют 27% от общего количества наименований дел). К данной группе документов относятся: рабочие программы дисциплин; программы практик обучающихся; положение о порядке проведения практики обучающихся; курсовые работы обучающихся; выпускные квалификационные работы обучающихся и др. Распорядительные документы занимают в номенклатуре кафедры 14% от общего количества наименований дел. К данной группе относятся: приказы института по основной, административно-хозяйственной, распоряжения проректоров по основной деятельности; распоряжения деканат факультета по личному составу обучающихся и др. Наименьшую долю (10% от общего количества наименований) в номенклатуре отдела организации образовательной деятельности составляют организационно-правовые документы: положение о кафедре; должностные инструкции преподавателей и работников кафедры. Анализ номенклатур дел Хабаровского государственного института культуры показал, что наиболее разнообразно представлены информационносправочные и учебно-методические документы. Для анализа распределения документных потоков в образовательных организациях высшего образования была изучена их структура, посредством официальных сайтов. Всего было изучено 15 сайтов вузов Дальнего Востока: - Хабаровского края (Хабаровский государственный институт культуры [15]; Тихоокеанский государственный университет [14]; Дальневосточный институт управления Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации [7]);
Номер журнала Вестник науки №12 (33) том 3
Ссылка для цитирования:
Мущенко А.С., Суберляк Н.В. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВАВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ НА ДАЛЬНЕМ ВОСТОКЕ // Вестник науки №12 (33) том 3. С. 16 - 24. 2020 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/3897 (дата обращения: 23.04.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2020. 16+