Копырин А.С., Шатрова В.В.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО). ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ *
Аннотация:
в статье авторы раскрывают теоретические основы электронного документооборота
Ключевые слова:
электронный документооборот, электронная подпись, электронный документ
Электронный документооборот - это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО. Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ - это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде. Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства. Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» [1]. Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам. Для чего нужен электронный документооборот компаниям: - уменьшить количество бумажных документов в офисе; - сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива; - снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов; - уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса; - избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново. Электронная подпись (ЭП) - это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. Подписание - это процесс формирования данного файла электронной подписи для конкретного документа. Таким образом, частый вопрос «Как поставить электронную подпись на документ» выглядит своеобразным смешением понятий из области бумажного и электронного документооборота. На электронный документ подпись не ставится, она для него формируется [1]. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Если на ПК, съемном носителей или в реестре - он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Система «Электронный документ», система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи [2]. Система «Электронный документ» - это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести документооборот через Система «Электронный документ», нужен сертификат электронной подписи. Подойдет тот, которым вы подписываете отчетность перед ФНС. Сегодня в сервисе зарегистрировано более 1 500 000 компаний. Система «Электронный документ» работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП). То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office. Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Это зависит от того, как именно она прикреплена к документу. Отсоединенная подпись формируется в отдельном от документа файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит и саму подпись, и документ, к которому она относится [1,2].
Номер журнала Вестник науки №6 (39) том 3
Ссылка для цитирования:
Копырин А.С., Шатрова В.В. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО). ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ // Вестник науки №6 (39) том 3. С. 77 - 80. 2021 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/4643 (дата обращения: 19.04.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2021. 16+