Демьянишников С.С., Ямпольская Д.О.
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ *
Аннотация:
в данной статье рассмотрены актуальные на сегодняшний день вопросы цифрового влияния на экономическую сферу, его преимущества и недостатки, а также рассмотрены и проанализированы основные цифровые информационные платформы для обеспечения договорной деятельности
Ключевые слова:
информационные системы, договорная деятельность, электронный документооборот, организация
УДК 33
Демьянишников С.С.
магистрант
ФГАОУ ВО «Российский университет дружбы народов
имени Патриса Лумумбы»
(г. Москва, Россия)
Научный руководитель:
Ямпольская Д.О.
к.э.н., доцент
ФГАОУ ВО «Российский университет дружбы народов
имени Патриса Лумумбы»
(г. Москва, Россия)
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
Аннотация: в данной статье рассмотрены актуальные на сегодняшний день вопросы цифрового влияния на экономическую сферу, его преимущества и недостатки, а также рассмотрены и проанализированы основные цифровые информационные платформы для обеспечения договорной деятельности.
Ключевые слова: информационные системы, договорная деятельность, электронный документооборот, организация.
В последнее время наблюдается тенденция стремительного внедрения информационных технологий, вектор развития которых направлен на замещение человеческого капитала, модернизацию существующих процессов и облегчение управления компанией. Технологии начали вытеснять самих людей: калькуляторы заменили счеты, станки на заводах начинают заменять рабочие руки. Новейшие компьютерные программы отлично справляются с большей частью работы, контролируя производственные процессы. Большинство предприятий уже не могут представить свое существование без информационных систем, которые способствуют оптимизации всего производственного процесса, а именно: помогают увеличивать производительность и качество труда, исключая фактор человеческой ошибки, уменьшая финансовые затраты и время на обработку данных. Сегодня многие консалтинговые компании готовы похвастаться успешным внедрением системы управления договорами.
Вопросы эффективного управления договорами, контроль штрафных санкций и дебиторской задолженности волнуют каждого руководителя, поскольку трудно решить все данные проблемы, имея только бумажные носители. Отсюда и появляется главный вопрос: как подготовить и внедрить полноценную систему управления договорной деятельности и оценить ее эффективность?
Цель и задача создания и внедрения информационной системы управления договорной деятельностью - автоматизация работы менеджера по взаимодействию с клиентами, а также с другими сотрудниками компании, что поможет минимизировать трудовые и стоимостные расходы на осуществление типовых операций и минимизировать общее число ошибок.
Договоры - основа любого бизнеса. Они защищают компанию от регуляторных, операционных и финансовых рисков, определяют отношения между компанией с поставщиками, а также клиентами или партнерами. Договоры определяют условия оплаты и обслуживания и цену продукта или услуг. Именно на их основе можно создать информационную систему управления договорами и по итогу успешно ее внедрить в компанию.
Одной из наиболее популярных и известных программных информационных систем считается «1С:Документооборот».
Программа нацелена на использование в организациях с развитой договорной д, в подразделениях крупных фирм, работающих с договорами, а также работниками, в чьи прямые обязанности входит заключение и ведение всех соглашений и договоров. Данный продукт владеет широкими возможностями функционала для несложной подготовки, отслеживания и контроля выполнения условий договоров:
По итогу, применение «1С:Документооборот» в своем бизнесе позволит тратить намного меньше времени на подготовку документов. Появится возможность отслеживать согласование контракта, договора или счета, этапы договора, сбор закрывающих бумаг по договору.
Однако существуют и другие информационные системы для автоматизации документооборота. В качестве примера можно привести Directum – поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств – а также Agiloft – его успешно внедрили свои системы в такие компании как: Honda и Audobon, и даже в Правительственное агентство Соединенных Штатов, ответственное за гражданскую космическую программу, а также за аэронатику и аэрокосмические исследования – Nasa. Стоит также отметить Docsvision.
Таблица 1.1 «Функциональные возможности систем для решения задачи управления договорной деятельностью»
|
Критерии оценки |
Система DIRECTUM |
Система DocsVision |
Система 1С |
|
Функциональные возможности |
|||
|
Электронный архив |
5 |
5 |
5 |
|
Управление потоками работ и контроль |
5 |
4 |
4 |
|
Возможность интеграции с другими решениями |
4 |
3 |
3 |
|
Долгосрочное архивирование |
5 |
2 |
1 |
|
Поддержка бумажного документооборота |
4 |
4 |
4 |
|
Информационная безопасность |
5 |
5 |
5 |
|
Возможность интеграции с электронной почтой |
5 |
5 |
5 |
|
Быстрое внедрение |
5 |
4 |
5 |
|
Адаптированность к малому и среднему бизнесу |
5 |
4 |
5 |
|
Удобство |
4 |
4 |
3 |
|
Цена |
4 |
3 |
5 |
|
Всего |
51 |
43 |
45 |
Система управления договорной деятельностью DIRECTUM, анализируя таблицу, набрала наибольшее количество. Но также стоит отметить, что DocsVision смело подойдет крупным игрокам на рынках с мощной историей и именем. Компания, способная потянуть данную систему, скорее всего останется в выигрыше. Система 1С:Документооборот также имеет место быть и спокойно подойдет компаниям, где не нужно делать акцент на управлении потоками работ и контроль, на возможности интеграции с другими решениями и, в особенности, на долгосрочном архивировании. При таком раскладе довольно заманчивая цена и хорошая адаптированность к малому и среднему бизнесу сыграют компаниям результативно и они останутся довольны системой.
Принятие решения по внедрению ИТ-решений означают значительные инвестиции для любого предприятия. Неудачный выбор системы может привести к серьезным потерям, которые в дальнейшем восстановить может оказаться довольно проблематичным. В то время как грамотный подход к выбору системы позволит получить решение, которое станет надежной технической платформой развития бизнеса, повысит качество обслуживания клиентов и качество работы самих сотрудников компании. Также обеспечит сокращение операционных затрат, да и существенно сократит общие затраты. Такая информационная система спокойно повысит управляемость бизнесом, повысит качество предоставляемых услуг, обеспечит выполнение самых приоритетных бизнес-задач, но и не даст забыть о второстепенных.
Рисунок 1. Основной бизнес-процесс после автоматизации (начало)
Рисунок 2. Основной бизнес-процесс после автоматизации (продолжение)
Рисунок 3. Бизнес-процесс «Заключение договора» после автоматизации
Классы можно рассматривать как типы объектов. Диаграммы Классов являются важным инструментов проектирования т.к. с помощью них можно спланировать структуру системы. На данной диаграмме представлены следующие классы: Пользователь системы, сотрудник предприятия, договор, продукция. Каждый из этих классов имеет свои атрибуты и список действий, которые можно выполнять с ними. Диаграмма классов представлена на рисунке 4.
Таким образом, для сравнения были взяты три программных продукта, реализующих поставленную задачу: 1. DIRECTUM; 2. DocVision 3. 1C:Документооборот. Все три продукта полностью соответствуют требованиям и поэтому проведен анализ по ряду интересующих критериев, такие как год выхода на отечественный рынок, область применения, стоимость лицензии на 1 рабочее место, интеграция с системами и требования к СУБД. Сравнение решений по интересующим критериям приведена в таблице 2. Таким образом, мы можем увидеть, что по данным показателям подойдут все информационные системы и, тем более, со всеми можно работать.
Таблица 2. Выбор информационной системы для решения задачи управления договорной деятельностью
Рассмотри процесс работы информационной системы DIRECTUM.
Рис. 5 Регистрация договора
На данном этапе договору присваивается автоматически регистрационный номер.
Рис. 6 Связанные документы
Рис. 7 Согласование договоров
Все документы, относящиеся к договору, автоматически связываются с его карточкой.
Рис. 8 Этапы договора
Таким образом, важность договорной работы подчеркивает, что правило об оказании услуг носит обязательный характер и направлено в первую очередь на обеспечение интересов всех субъектов хозяйствования. Интересы контрагентов не всегда совпадают, и в случае невыполнения обязательств обе стороны могут понести убытки, как финансовые, так и физические и так далее. И, довольно часто, расход времени и сил на юридическое преследование контракта или договора либо может быть весьма обременительным, либо и вовсе окажется в окончательном счёте тщетным и напрасным. В таком случае все условия соглашения будут одинаково понятными для каждой стороны и не допустят произвольных, своеобразных интерпретаций соглашения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Номер журнала Вестник науки №5 (62) том 3
Ссылка для цитирования:
Демьянишников С.С., Ямпольская Д.О. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ // Вестник науки №5 (62) том 3. С. 53 - 64. 2023 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/8187 (дата обращения: 26.04.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2023. 16+